Le réveil sonne et votre boîte mail affiche un rappel urgent : il faut fournir des relevés bancaires au comptable ou archiver des documents pour l’administration. Ouvrir Qonto déclenche la question habituelle : quel format choisir et comment préparer les fichiers pour la comptabilité ? Ce guide détaille, pas à pas, comment télécharger des relevés depuis le tableau de bord web et l’application mobile, quel format privilégier (PDF, OFX, CSV/Excel) et comment automatiser la récupération pour gagner du temps.
Accéder aux relevés depuis l’espace web
Depuis le tableau de bord Qonto sur navigateur, la rubrique Comptes offre un accès centralisé aux transactions et aux documents. Cliquez sur l’onglet Documents ou Relevés, sélectionnez le compte concerné puis choisissez la période : mensuelle, trimestrielle ou une plage personnalisée. Vous pouvez ensuite sélectionner le format souhaité et lancer l’export.
Le PDF reste le justificatif standard : il est lisible, prêt à être imprimé et accepté par les administrations et cabinets comptables. C’est le format à privilégier pour l’archivage officiel. Pour automatiser l’intégration dans un logiciel de comptabilité, pensez à télécharger également un fichier de type OFX ou CSV selon la compatibilité de votre outil.
Choisir la bonne période et vérifier le contenu
Avant de lancer l’export, vérifiez la période et utilisez les filtres pour exclure les remboursements internes ou les opérations à caractère exceptionnel si nécessaire. Ouvrez le PDF téléchargé pour contrôler les totaux et vous assurer qu’aucune page n’est tronquée. Une capture d’écran ou une vérification rapide évite des allers-retours avec le cabinet comptable.
Télécharger un relevé depuis l’application mobile
Sur smartphone, ouvrez l’application Qonto, rendez-vous dans Comptes puis Transactions ou Documents. L’interface mobile propose les mêmes options de période et de format, et permet d’envoyer directement le PDF par email ou via une application de stockage. C’est pratique pour transmettre rapidement un justificatif au client ou au comptable depuis le terrain.
Formats disponibles et cas d’usage
| Format | Usage principal | Avantage |
|---|---|---|
| Justificatif, archivage, envoi au comptable | Lisible, certifiable, accepté par l’administration | |
| OFX | Import automatique dans les logiciels de compta | Standard bancaire, conserve la structure des opérations |
| CSV / Excel | Analyse, nettoyage, personnalisation des colonnes | Flexible pour tableur et traitements personnalisés |
Préparer un fichier pour l’import comptable
Quel que soit le format choisi, une préparation minimale évite beaucoup de corrections après import. Voici les vérifications rapides à faire avant d’envoyer un fichier au cabinet ou de l’importer vous-même :
- Vérifier la correspondance des comptes bancaires avec le plan comptable.
- Standardiser et normaliser les libellés pour faciliter le mapping sur les comptes comptables.
- Contrôler le format des dates (JJ/MM/AAAA ou AAAA-MM-JJ selon l’outil).
- Supprimer ou marquer les doublons et opérations internes non pertinentes.
- Tester l’import sur une période courte (un mois) avant de lancer un import massif.
Mapping des colonnes et import test
Pour un import CSV/Excel, renommez les colonnes selon la configuration du logiciel comptable (par exemple : Date, Libellé, Montant, Débit/Crédit, Référence). Pour un OFX, validez que les identifiants de transaction et les dates sont bien présents. Effectuez un import test sur un fichier réduit : cela permet d’ajuster le mapping sans polluer les écritures comptables.
Automatisation : Ponto, EBICS, Bridge
Si vous gérez plusieurs comptes ou un grand volume de transactions, l’automatisation devient intéressante. Trois solutions courantes :
| Solution | Niveau technique | Idéal pour |
|---|---|---|
| Ponto | Moyen | Agences et cabinets cherchant une synchronisation SaaS |
| EBICS | Élevé | Grandes structures et cabinets ayant besoin de flux bancaires sécurisés |
| Bridge | Moyen | Automatisation simple pour TPE/PME |
Le choix dépend du volume et du niveau de sécurité requis. EBICS offre un cadre très sécurisé adapté aux flux importants, tandis que Ponto ou Bridge sont souvent suffisants pour automatiser la récupération des relevés des petites et moyennes structures. Avant tout déploiement, échangez avec votre expert-comptable : il pourra recommander la solution la plus pertinente et valider les formats d’export attendus.
Bonnes pratiques et fréquence
Commencez par un export mensuel si vous débutez, puis augmentez la fréquence (hebdomadaire ou journalière) selon le besoin et la capacité du logiciel comptable. Conservez toujours une copie PDF pour l’archivage légal. Documentez votre procédure interne (nommage des fichiers, dossiers d’archivage, fréquence d’export) pour assurer la traçabilité et faciliter la passation si un collègue reprend la tâche.
En automatisant la collecte et en préparant correctement les fichiers, vous limitez les erreurs, gagnez du temps et facilitez le travail du cabinet comptable. Testez toujours sur un petit périmètre avant de généraliser, et conservez des sauvegardes des fichiers originaux pendant la période légale d’archivage.
Si vous voulez, je peux fournir un modèle de checklist d’export à imprimer ou un modèle de mapping CSV adapté à votre logiciel comptable (Sage, QuickBooks, EBP, etc.).